Falácia do Planeamento, o Bicho-Papão que te come o tempo!
“O projeto ficará pronto em 2 meses!”, “Chego em 10 minutos!”, “É só alterar isto? 5 minutinhos…”, “Até sexta envio as artes finais!”
Ora, bem-vindos à falácia do planeamento…
Todos já ouvimos frases do género das que referi acima, seja qual for a área profissional. Os profissionais correm deste bicho-papão que atormenta o mercado de trabalho e afeta tanto profissionalmente quanto pessoalmente todos nós. Mas será que temos sempre de correr contra o tempo? Será assim tão difícil cumprir prazos?
Não vou ser revolucionário neste assunto, mas prometo que vai ser interessante e até vou dar umas dicas para minimizar este flagelo, por isso, fica comigo!
3,2,1 — Falácia do Planeamento
A falácia do planeamento é um conceito que todos nós conhecemos. Podemos não ter consciência, mas somos confrontados com ela diariamente e ao longo de todo o dia. Este conceito está relacionado com o fenómeno tão comum de que o planeamento não coincide com os factos, em particular, no que se refere ao tempo.
Ao contrário do que se diz por aí, que o mundo anda muito pessimista, a falácia do planeamento é um fenómeno no qual as previsões sobre quanto tempo será necessário para concluir uma tarefa exibem um viés de otimismo e subestimam o tempo, bem como os custos e riscos associados à tarefa em si, mesmo que isso contradiga as nossas experiências.
Acontece em qualquer âmbito, tanto no profissional quanto no pessoal e, lamentavelmente, ninguém fica de fora, sejam alunos, designers, gestores de redes sociais, CEOs de empresas, operadores de caixa ou trabalhadores domésticos, entre todos e mais alguns.
É fácil comprovar que todos somos afetados, por exemplo, quando fazemos uma lista de tarefas a realizar e, no final do dia, da semana, ou do mês, muitas dessas atividades ainda continuam por fazer. Eu sei, bate um desânimo… Mas somos fortes e passamos para o dia a seguir com o pensamento, “amanhã é que vai ser” e sorrimos de nervoso com a lágrima a cair.
Essa incoerência entre o planeamento e a execução tem muitas consequências em termos de tempo, no entanto, não fica por aí. Gera, também, várias implicações em termos de recursos, produtividade e eficiência. Inclusive, a falácia do planeamento chega a ter efeitos muito sérios no plano emocional, o que poderia ter sido feito sem atrito, acaba por gerar sentimentos de culpa, frustração, esgotamento, além de impactar na qualidade da entrega.
Mas quando surgiu a Falácia do Planeamento?
A falácia do planeamento, não é novidade! Desde o início da Era Industrial, começou-se a falar da falácia do planeamento, embora não fosse conhecida exatamente por este nome. Assim que o conceito se impôs no mundo da produção industrial e, na produção em série, o fator tempo teve de imediato uma especial importância. O objetivo neste contexto era produzir o máximo, mas no menor tempo. Disso dependia, e ainda depende, a rentabilidade.
Foi em 1979 que Daniel Kahneman e Amos Tversky defenderam a existência da falácia do planeamento e a explicação para esse fenómeno foi dada pelo modelo Visão Interna (Inside View) e Visão Externa ( Outside View) de Daniel Kahneman e Amos Tversky.
O modelo Visão Interna e Visão Externa
Este modelo explica que, ao focarmos na visão interna, que se concentra nas especificidades da tarefa em questão, prestando especial atenção às suas características únicas. Isto é o que fazemos habitualmente quando planeamos algo para fazer, temos a impressão que estas informações são suficientes para criar uma boa estimativa do tempo que será necessário, mas não são.
O problema é que os eventos geralmente não se desdobram exatamente como as pessoas imaginam. Mesmo quando as pessoas criam um cenário mental com antecedência, elas provavelmente encontrarão obstáculos, atrasos e interrupções inesperadas, não contempladas no cenário mental criado.
Vou dar um exemplo, se estivermos a estudar para um teste, o que fazemos, normalmente, é apontar os tópicos do que sai e estimar quanto tempo leva cada conteúdo, mas a realidade é que, dificilmente, essas informações são suficientes para fazer boas estimativas, porque muitos eventos inesperados podem influenciar o tempo da tarefa.
A tarefa pode ser mais complexa de executar do que parecia, podemos depender de terceiros para a finalizar ou a estimativa era simplesmente otimista demais. Um outro exemplo pode ser, algumas pessoas acreditam que vão levar 10 minutos até chegar ao trabalho porque fizeram esse percurso em 10 minutos, uma vez na vida. Mas a verdade é que hoje o percurso pode levar 20 minutos e chegam atrasadas por serem otimistas demais em relação ao tempo gasto.
Em ambos os exemplos, se adotarmos uma visão externa da tarefa, em vez da interna, isto é, baseada nas experiências anteriores, analisaremos o tempo que essa tarefa levará, tendo em conta o tempo que levou anteriormente. No entanto, as pessoas costumam, por vezes, descartar esta abordagem, porque sentem que as suas experiências anteriores não são relevantes para a nova tarefa. Os nossos prazos são falsos desde o início, e, depois, começamos a ver o tempo passar diante dos nossos olhos, enquanto lutamos para concluir aquela tarefa. Mas não desesperes, não acontece só contigo.
Características da Falácia do Planeamento
Com o tempo, foi possível descrever, com detalhe, as características da falácia do planeamento, as quais apresento de seguida:
• No momento do planeamento, prioriza-se a visualização de um cenário mais otimista;
• Destaca-se o pensamento ilusório;
• Existe uma interpretação inadequada do próprio desempenho;
• As pessoas tendem a deixar-se levar pelo desejo de impressionar os outros.
É Igualmente comum que as pessoas tenham a convicção de que, quanto mais rápido fizerem as coisas, melhor serão avaliadas pelos outros. Um dos principais motivos para que isto aconteça é a pressão social – muitas vezes sabemos que não conseguiremos cumprir o prazo, sobretudo em casos em que já realizamos a tarefa anteriormente, mas não queremos admitir.
Esse comportamento ocorre com mais frequência quando temos um vínculo forte ou de hierarquia com a pessoa que nos demanda a tarefa.
O que fazer para evitar a “Falácia do Planeamento”?
Atrás expliquei como funciona a falácia e algumas formas para contorná-la e em seguida explico-te como podes evitá-la. Pode ser difícil excluir completamente esta falácia da tua vida, mas vamos lá otimizar para não entrarmos em desespero!
Na LCPA temos várias ferramentas e mecanismos para otimizar ao máximo a nossa produtividade e deixar “à porta” esta falácia. Sabemos que este é um grande desafio visto que o mundo “sofre com este bicho-papão” mas, vamos dar umas dicas de como podes facilitar o processo.
Uma das maneiras de evitar a falácia do planeamento é treinarmo-nos para ganhar o hábito de adotar uma visão externa da tarefa. Isto significa não dar tanta importância aos conteúdos e detalhes da tarefa, mas sim ao padrão de tempo que esse tipo de tarefa costuma levar. Uma dica é somar 50% do tempo estimado para concluir a tarefa ou o projeto, isto é, se planeaste uma apresentação para 30 minutos, reserva 45 minutos de reunião, ou seja mais 50% do tempo estimado. Se calculaste que um novo projeto demora 20 dias, adiciona mais 10 dias de margem de segurança.
Outra dica é anotar as experiências anteriores, pois acrescentam dados confiáveis sobre a verdadeira quantidade de tempo exigida por cada atividade. Podes usar um blogue ou mesmo uma app. Já existem plataformas que te ajudam nessa questão, basta dares uma “googlada”.
Na LCPA usamos uma ferramenta de contagem de tempo de execução de cada tarefa. Isto permite-nos afinar sempre o tempo de execução dessa mesma tarefa ou semelhantes e assim otimizar a nossa produtividade, sem frustrações.
Ao planeares, no que respeita ao tempo, propõe sempre, uma margem de tempo extra para poderes abordar os possíveis imprevistos ou eventualidades. Isto evita caíres em ciclos de frustração desnecessários.
Saber estabelecer prioridades, negociar prazos, aprimorar a definição de tempos de execução e saber dizer NÃO, são habilidades fundamentais para que tudo corra na perfeição, e para que não tenhas mais que penar, nem ficar com o cabelo em pé por uma tendência mundial, a falácia do planeamento.
Para concluir, despeço-me com a frase bonita de Abraham Lincoln que encontrei no Google enquanto fazia este artigo:
Dê-me 6 horas para derrubar uma árvore e passarei as 4 primeiras afiando o machado.
Até à próxima, e nunca subestimes o tempo!
Senior Designer
